Để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người làm event cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết nhất có thể. Thường kết cấu một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản. Có phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng.

Để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Chuẩn bị chủ đề cho chương trình

Chủ đề cũng coi như linh hồn của chương trình, chủ đề quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Ví dụ chủ đề của một buổi hội thảo dành cho người sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “tri ân khách hàng”, hoặc kỷ niệm thành lập công ty…

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Ban tổ chức bàn bạc với khách mời về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để diễn giả chủ động, dẫn đến việc diễn giả nói sau có ít thời gian trò chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài quá thời gian nghỉ trưa. Có những chương trình diễn giả không kiểm soát được thời gian của mình, họ có thể nói nhiều hơn dự định hoặc do có quá nhiều câu hỏi đặt ra và họ muốn giải quyết cho hết tại buổi hội thảo.

Thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy bạn nên công bố rõ tên, chức danh của diễn giả.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Địa điểm phù hợp cũng góp phần không nhỏ vào thành công của một buổi hội nghị, hội thảo. Chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán café. Bạn không nên chọn địa điểm rộng quá nhiều so với số lượng khách mời vì như vậy sẽ làm không khí loãng, bạn cũng không nên chọn địa điểm quá hẹp so với số lượng khách mời lớn vì như vậy sẽ làm cho không khí ngột ngạt và có thể mọi người sẽ bỏ về giữa chừng.

Đồng thời bạn cũng cần kiểm tra tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp ví dụ có những phần nào được miễn phí, phần nào tính phí để bạn có thể lên trù bị kinh phí phù hợp. Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất.

Truyền thông cho sự kiện

Những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, bạn cần dành nhiều thời gian cho công tác tuyên truyền nếu không muốn sự kiện chỉ có vài người tham dự.

Một số kênh truyền thông cho sự kiện như: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự. 

Đối với một số sự kiện mà đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời tham dự, bạn không thể chỉ gửi email và họ sẽ liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.

Một yếu tố nữa là bạn cần cân nhắc thời gian truyền thông phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham sự có thể không sắp xếp được công việc, nhưng nếu truyền thông quá sớm người tham dự lại thất thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.

Danh sách khách hàng tham dự tiền năng là một công cụ quan trọng để bạn chào bán hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm …Tùy vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.

Red Event  là công ty chuyên tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm đã tạo dựng được uy tín trên thị trường. Chúng tôi cam kết 100% sẽ đem lại cho quý khách hàng một buổi hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, ấn tượng với mức chi phí hợp lý hợp lý nhất.  Hãy để Red Event  là người đồng hành tuyệt vời trên từng bước phát triển cùng bạn !

 

==> Vui lòng liên hệ để được tư vấn:

RED EVENT JOINT STOCK COMPANY.

Địa chỉ: Park Hill Times City - Số 458 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội.

Chi nhánh : A06 Lê Thị Riêng phường Thới An quận 12, TP HCM

Điện thoại: 04.62965289/  04.66565589.

Email: redevent.vn@gmail.com

Hotline: 0943 68 3333 / 0985 65 7766